Le Quartier

Cette documentation s'adresse aux salarié.e.s et volontaires d'Animafac. La documentation à destination des associations du réseau se trouve sur la page Aide du Quartier.

Gérer les thématiques

Seuls les comptes avec le rôle Éditeur ou Administateur peuvent modifier les thématiques (pour éviter que les volontaires n'en rajoutent par erreur).

(Les établissements et territoires peuvent par contre être créés par n'importe quel compte qui a accès à CiviCRM.)

Ajouter une thématique

Il est possible d'ajouter dans l'administration :

  1. Cliquez sur CiviCRM dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Contacts > Gérer les étiquettes dans la barre du haut.
  3. Cliquez sur Thématiques dans la liste de gauche.
  4. Cliquez sur Add Child.
  5. Remplissez le champ Nom.
  6. Cliquez sur Enregistrer

Attention : toute nouvelle thématique apparaît automatiquement dans l'annuaire de la partie association, essayez donc de ne pas dépasser une quinzaine de thématiques pour garder l'annuaire utilisable.

Fusionner des thématiques

Il peut être utile de fusionner deux thématiques si jamais vous en avez créé une par erreur lors qu'elle existait déjà ou si vous pensez qu'il y en a trop.

Pour cela :

  1. Cliquez sur CiviCRM dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Contacts > Gérer les étiquettes dans la barre du haut.
  3. Cliquez sur la première thématique à fusionner dans la liste de gauche.
  4. Tout en maintenant la touche contrôle de votre clavier, cliquez sur la deuxième thématique à fusionner.
  5. Cliquez sur Merge Tags.

Les associations de chacune des deux thématiques se retrouveront alors dans une thématique commune.

(La même méthode peut être utilisée pour fusionner des établissements ou des territoires.)

Exporter une liste de contacts

Une fois dans l'administration du Quartier :

  1. Cliquez sur CiviCRM dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Rechercher > Recherche avancée dans la barre du haut.
  3. Rentrez les critères de votre export (ou laissez tous les champs vides pour exporter tous les contacts).
  4. Cliquez sur Rechercher.
  5. Vérifiez que les résultats qui s'affichent correspondent bien à ce que vous vouliez.
  6. Dans Sélection des enregistrements, sélectionnez Les X trouvés.
  7. Cliquez sur Actions > Contact - exporter.
  8. Cliquez sur Suivant.

Votre navigateur vous proposera alors de télécharger un fichier CSV contenant l'ensemble des contacts correspondants à vos critères de recherche.

Attention : Si vous utilisez votre export pour un envoi massif d'e-mails, pensez à ajouter le critère Exclure : Ne pas envoyer de courriel à votre recherche (dans Critères de base, juste au dessus d'Origine du contact).

Sauvegarder une recherche avancée

Il est possible de sauvegarder une recherche avancée pour pouvoir la relancer plus tard sans avoir à rentrer de nouveau tous les critères de recherche.

Pour cela, on va créer un groupe dynamique qui sera mis à jour automatiquement en fonction des critères de votre recherche.

Une fois dans l'administration du Quartier :

  1. Cliquez sur CiviCRM dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Rechercher > Recherche avancée dans la barre du haut.
  3. Rentrez les critères de votre export (ou laissez tous les champs vides pour exporter tous les contacts).
  4. Cliquez sur Rechercher.
  5. Vérifiez que les résultats qui s'affichent correspondent bien à ce que vous vouliez.
  6. Dans Sélection des enregistrements, sélectionnez Les X trouvés.
  7. Cliquez sur Actions > Groupe - créer un groupe dynamique.
  8. Renseignez le champ Nom avec un nom vous permettant de retrouver facilement ce groupe.
  9. Cliquez sur Enregistrer ce groupe dynamique.

Ensuite, pour relancer la même recherche :

  1. Cliquez sur CiviCRM dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur Rechercher > Rechercher des contacts dans la barre du haut.
  3. Dans le champ dans, sélectionnez votre groupe dynamique.
  4. Cliquez sur Rechercher.

Faire en sorte que les coordonnées des ARX s'affichent sur le tableau de bord

Il est possible d'afficher sur le tableau de bord un bloc Mon ou ma référent.e Animafac qui contient le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du ou des ARX du département de l'association de l'utilisateur.rice.

Pour que le tableau de bord puisse récupérer les bons coordonnées, il faut associer la fiche de chaque ARX à son département. Pour cela, on va utiliser des relations de type ARX.

Pour ajouter une nouvelle relation de ce type :

  1. Ouvrez la fiche d'Animafac dans CiviCRM.
  2. Cliquez sur l'onglet Relations.
  3. Cliquez sur Ajouter une relation.
  4. Dans Type de relation, sélectionnez ARX.
  5. Dans Contact(s), sélectionner l'ARX en question (il faut qu'il ait déjà un compte sur le Quartier).
  6. Dans Description, indiquez le département pour lequel cet.te ARX doit être référent.e (59 pour Lille, par exemple).
  7. Cliquez sur Enregistrer la relation.

Répétez l'opération pour chaque ARX à ajouter comme référent.e. Et pensez bien sûr à supprimer les relations des ancien.ne.s ARX.